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Engagement
L’organisme de formation engage ses apprenants de deux façons différentes :
Convocation : Une convocation est envoyée à minima sept jours en amont de la formation avec deux notifications, une à 24h et une à 48h
Formation : C’est une formation menée sur des techniques de pédagogie active et interactive (à reformuler)
Gestion des abandons et relances automatiques
Objectif
L’objectif de cette procédure est de réduire les taux d’abandon des apprenants inscrits à nos programmes de formation à distance en mettant en place un processus de suivi et de relance systématique.
Responsabilités
1. Responsable de la Formation : Le responsable de la formation est chargé de superviser la mise en œuvre de cette procédure et de coordonner les activités de suivi et de relance.
2. Formateurs : Les formateurs sont responsables de signaler les cas d’absence ou d’inactivité des apprenants et de fournir des informations sur leur progression.
3. Service Administratif : Le service administratif est responsable de la gestion des plannings des rendez-vous individuels et de la communication avec les apprenants.
Étapes de la Procédure
1. Suivi des Rendez-vous Individuels
1.1. Les rendez-vous individuels en présentiel ou en visioconférence sont programmés à l’avance au début de la formation, en cours de formation et à la fin de la formation. Ils sont renseignés sur Anaia
1.2. Les formateurs et les apprenants sont informés des dates et des heures des rendez-vous individuels dès le début de la formation.
1.3. Les formateurs s’assurent de la participation des apprenants aux rendez-vous individuels et notent la présence ou l’absence ainsi que le compte rendu du RDV sur Anaia
2. Signalement des Abandons
2.1. En cas d’absence non justifiée à un rendez-vous individuel, le formateur signale immédiatement l’absence au responsable de la formation et au service administratif. Il indique également l’absence dans Anaia
2.2. Les formateurs surveillent également l’activité en ligne des apprenants (accès à la plateforme, participation aux cours, interactions dans le chat, etc.).
2.3. Si un apprenant présente une inactivité prolongée (par exemple, aucune activité pendant deux semaines), le formateur signale cette inactivité au responsable de la formation et au service administratif.
3. Relance Systématique
3.1. En cas d’absence non justifiée ou d’inactivité, le service administratif effectue une première relance par e-mail pour rappeler à l’apprenant ses engagements et l’importance de suivre la formation.
3.2. Si aucune réponse n’est reçue après la première relance, une deuxième relance est effectuée par e-mail et/ou par téléphone pour tenter de rétablir le contact avec l’apprenant.
3.3. Le service administratif informe le responsable de la formation de toute relance effectuée (en le mettant en copie des emails).
4. Suivi Régulier
4.1. Le responsable de la formation assure un suivi régulier des apprenants signalés comme étant en situation d’abandon ou d’inactivité.
4.2. Des mesures correctives peuvent être prises, telles que la réaffectation à un autre formateur ou la proposition d’un plan d’action personnalisé pour réengager l’apprenant.
5. Documentation
5.1. Toutes les actions de suivi, de signalement, de relance et de suivi des apprenants sont consignées dans Anaia.
5.2. Les données de suivi des apprenants sont confidentielles et utilisées uniquement à des fins de gestion et d’amélioration de la formation.
