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Intitulé du poste : Administrateur/Administratrice de l’organisme de formation Step and Go
Lieu : distanciel, télétravail
Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps partiel
Secteur : Formation professionnelle
Position dans l’entreprise : A la tête de l’organisme de formation
Missions principales :
L’administrateur/l’administratrice de l’organisme de formation Step and Go est responsable de la gestion administrative, financière et opérationnelle de la structure. Ses principales missions incluent :
1. Gestion administrative :
○ Assurer la gestion quotidienne de l’organisme : suivi des dossiers administratifs, gestion des plannings et des sessions de formation.
○ Gérer les inscriptions des apprenants, suivi des dossiers (conventions, contrats, certifications).
○ Veiller au respect des obligations légales liées à l’activité de formation (déclaration d’activité, suivi des financements publics, relations avec les OPCA/OPCO).
○ Suivi de la qualité des formations et mise en conformité avec les normes (Qualiopi, Datadock).
2. Gestion financière :
○ Élaborer et suivre le budget de l’organisme.
○ Suivre les recettes et dépenses, assurer la gestion des paiements des formations, des cotisations, et des subventions.
○ Rédiger et analyser les rapports financiers pour la direction (bilan financier, prévisions budgétaires, etc.).
○ Gérer les relations avec les prestataires (banques, assurances, comptabilité).
3. Coordination pédagogique et logistique :
○ Planifier les sessions de formation, assurer la coordination entre les formateurs, les apprenants et les clients.
○ Organiser les aspects logistiques des formations : réservation des salles, gestion des outils pédagogiques, matériel informatique.
○ Suivi des indicateurs de performance des formations (taux de réussite, satisfaction des apprenants, etc.).
○ Assurer la mise à jour et la diffusion des supports pédagogiques.
4. Ressources humaines :
○ Gérer les recrutements (formateurs, personnel administratif).
○ Assurer le suivi des contrats de travail, des paies et des déclarations sociales.
○ Définir les besoins en formation continue du personnel et planifier les formations internes.
5. Communication et développement :
○ Élaborer la stratégie de communication (site web, réseaux sociaux, brochures) pour promouvoir les formations proposées.
○ Développer des partenariats avec d’autres centres de formation, entreprises, institutions publiques et privées.
○ Participer à la prospection commerciale et à l’augmentation du chiffre d’affaires par la recherche de nouveaux clients.
Profil :
Compétences requises :
● Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion administrative).
● Connaissances approfondies en gestion administrative, financière, et RH dans le cadre d’un organisme de formation.
● Capacité à gérer plusieurs projets simultanément (plannings, sessions de formation, suivi des dossiers).
● Connaissance des réglementations en vigueur dans le secteur de la formation professionnelle (Qualiopi, Datadock, CPF, OPCO).
● Capacité à développer et maintenir des relations commerciales solides.
● Capacité de communication (écrite et orale) et gestion des relations avec les formateurs, clients et apprenants.
Qualifications et expérience :
● Diplôme de niveau Bac +3/5 en gestion, administration, ou management.
● Expérience significative dans l’administration ou la gestion d’un organisme de formation.
● Une expérience en gestion de projets ou en tant que coordinateur dans un environnement similaire serait un atout.
Qualités personnelles :
● Rigueur, organisation et autonomie.
● Sens du leadership et du management d’équipe.
● Esprit d’initiative et de problématique.
● Bonne gestion du stress et capacité à s’adapter à des environnements changeants.
Conditions :
● Poste basé en distanciel (télétravail)
● Nécessité de pouvoir effectuer des déplacements ponctuels pour rencontrer les autres membres de l’équipe et des partenaires, ainsi que pour participer à des évènements stratégiques au cours de l’année et des salons professionnels.
